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干货丨与德国大学的邮件联系

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楼主

无论是在申请留学的过程中，还是在德国留学期间，都免不了要与大学、与老师进行邮件沟通。邮件的书写格式和细节值得重视。下文就给大家介绍一下这方面的注意事项。

一、邮件书写注意事项以及格式

无论是关于哪一方面的邮件都会涉及到邮件的礼仪、注意事项和格式。德国是一个作风严谨讲求礼仪的国家，所以邮件的措辞要处处体现礼貌（höfflich schreiben）。

标明主题（Betreff）

没有主题的邮件通常会被忽略。邮件主题写得越简洁明了，邮件就会越快被受理。比如，

Betreff：

Fragen nach Anerkennung der Lehrveranstaltungen und deren Leistungsscheinen

Fragen nach Sprachkurs der Universität

Frage nach Bewerbungsunterlagen

Fragen nach Verlängerung der Zulassung

Fragen nach freiem Zimmer inden Studentenheimen

要注意称谓(Anrede)

无论是刚开始和学校的老师联系，还是建立联系后有了一定的熟知度，都要用人称代词Sie, Ihr-,Ihnen。

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sehr geehrte Frau Dr. Müller,

Sehr geehrter Herr Professor Schulze,

邮件的结尾（Briefschlussbzw. Grußformeln）

邮件正文结束后，要写一两句感谢或者祝福的话。最常用的是：

Ich bedanke mich für Ihre Bemühung!

Vielen Dank im Voraus!

Nochmals herzlichen Dank!

Mit freundlichen Grüßen

Mit den besten Grüßen

Mit vielen Grüßen

使用情态动词（常用möchten,dürfen）

例如：

Dazu darf ich mitteilen, dass ich die zu nachreichende Unterlagen bzw. mein Abschlusszeugnis und eine Praktikumsbescheinigung bereits gestern abgeschickt habe.

例如：

Für Ihre nette Antworte möchte ich mich Ihnen ganz herzlich bedanken.

避免使用缩写（Abkürzungen vermeiden）

有一些常用的官方缩写词，如：bzw., z.B., ca.等等，在邮件中使用无妨，这里所指的避免缩写是在正文中那些涉及尊重和理解的词汇。比如，

Ihre Uni，最好写 Ihre Universität;

Ihre FH – Ihre Fachhochschule;

Prof. – Professor;

MfG – Mit freundlichen Grüßen;

bzgl. wiss.Unterlagen – bezügliche wissenschaftliche Unterlagen

表达方式丰富（Abwechslung des Ausdrucks）

写邮件的时候要注意措词丰富，与专业的论文写作不同的是，在一般的邮件往来中不需要刻意使用不同的句式、成语、谚语，只要注意词汇的丰富多变就可以。比如，

schwierig:schwer, kompliziert, problematisch, nicht leicht, nicht mühelos…

gut: schön,hervorragend, ausgezeichnet, beeindruckend…

danke: vielen Dank, herzlichen Dank, vielen Dank im Voraus, ich danke Ihnen, ich bedanke mich ganz herzlich…

使用括弧号简单解释某一个句子或者想表达的复杂内容（Klammern helfen, Sätze übersichtlich zu gestalten）

写邮件的时候要避免使用过长的句子，内容尽量简洁明了，也不要提过多的问题。一般来说，一封邮件最多提三到四个问题，问题太多，老师就会回复一封事先拟好的官方统一回复邮件，附上一个官网链接或PDF文件，让学生自己去阅读寻找答案。所以邮件不宜篇幅过长、内容过于复杂。如遇需要解释的内容，可以用括弧号来简单说明。比如，

Eine der Voraussetzungen für Studienbewerbung (§3 Ziffer 4 des Merkblattes)habe ich nicht verstanden. Könnten Sie mir bitte diese mal erklären?

强调的句子成分放在动词前（Betonung）

例如：

Ich habe die Studiengebühren bereits am 28. Juli 2015 überwiesen und Sie finden im Anhang eine Kopie des Überweisungsbelegs.

Besser wäre:

Am 28. Juli 2015 habe ich die Studiengebühren bereits überwiesen und im Anhang finden Sie eine Kopie des Überweisungsbelegs.

二、咨询邮件范文

此处给大家列出常用的邮件范文，没有确切的联系人的情况下，邮件开头都统一使用Sehr geehrte Damen und Herren，大家在实际与校方联系的时候要根据具体情况灵活应变。

语言班咨询

下面这个两个例子适合直接到德国读语言的学生，不申请大学而是先申请大学的语言班或者是备考语言班。语言班的申请一般很快就会有答复，申请过程也比较简单。一边学语言一边实地考察一下即将要申请的大学和专业，为将来的申请奠定基础。

Betreff:Fragen nach Sprachkurs der Universität

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Internet (Homepage der Universität) habe ich gelesen, dass Ihre Universität Sprachkurse für Studenten und Studieninteressierte anbietet. Ich bin Student aus China und möchte mich nächstes Jahr um einen Studienplatz an Ihrer Universität bewerben. Vor der Studienbewerbung möchte ich mein Deutsch verbessern und an dem Sprachkurs der Universität teilnehmen.

Gerade habe ich mein Bachelorstudium in China abgeschlossen. Seit einem Jahr lerne ich Deutsch und im Moment besuche ich einen B2 Kurs in meiner Universitätsstadt Qingdao. Ich habe immer sehr fleißig gelernt, aber ich glaube, dass ich durch einen Kurs den Wortschatz erweitern und das Sprechen üben muss.

Bitte senden Sie mir Informationen zu Ihren Kursen.Mich interessiert auch, ob ich dafür einen Einstufungstest ablegen muss. Vielen Dank im Voraus!

Mit freundlichen Grüßen

XXX

申请语言考试

也有的学生是用大学附带条件的Zulassung 到德国学习语言，准备参加TestDaF 或者DSH考试，达到大学的语言要求后才能注册就读。下面一封邮件是申请DSH外考的例子。

Betreff:Fragen nach freiem Platz des DSH-Vorbereitungskurses und der DSH-Prüfung

Sehr geehrte Damen und Herren,

mein Name ist XXX. Ich habe eine Zulassung (mit Auflagen) von der Universität Stuttgart zum Sommersemester 2015 zum Masterstudiengang Automobilentwicklung bekommen. Anhand der Auflagen sollte ich vor der Immatrikulation die DSH-Prüfung mit 2 bzw. sehr gut oder den TestDaF mit TDN4 (in allen vier Prüfteilen) ablegen. Ich möchte den DSH-Vorbereitungskurs an der Universität Freiburg besuchen und an der nächsten DSH-Prüfung teilnehmen.

Könnten Sie mir bitte sagen, ob es noch freie Plätze für den Kurs und für die Prüfung gibt?Welche Unterlagen man vorlegen muss und welche Informationen für die Anmeldung des Kurses und der Prüfung nötig sind? Vielen Dank im Voraus!

Mit vielenGrüßen

XXX

关于专业匹配的咨询

同名专业课程匹配度咨询。有的同学在国内所学专业与在德国的专业同名，但却不知道专业课程的匹配度如何：

Betreff:Fragen nach Anerkennung der Lehrveranstaltungen und deren Leistungsscheinen

Sehr geehrte Damen und Herren,

um einen Studienplatz im Masterstudiengang Medienwissenschaft an Ihrer Universität möchte ich mich bewerben. In China habe ich gerade mein Bachelorstudium Medienwissenschaft erfolgreich abgeschlossen.Daher möchte ich Sie mal fragen, ob alle meine Lehrveranstaltungen und deren Leistungsscheine anerkannt werden und ich direkt mit dem Masterstudiengang Medienwissenschaft anfangen darf.

Anbei schicke ich Ihnen die Beglaubigung aller Lehrveranstaltungen,die ich in China belegt habe (auch die erworbenen Noten dazu). Vielen Dank für Ihre Bemühung!

Mit freundlichen Grüßen

XXX

本文节选自《留学德国用语指南》，主编：张帆，编者：徐立华、陈怡安，你可在此书中获得更多实用德语。