为什么说时间管理的精髓是“收拾”时间呢？

文 | 小丹尼

来源 | 小丹尼（ID：xiaodanni12345）

如果不会“收拾”时间，学一堆其他的时间管理知识也没用。

为什么这么说呢？

你可能跟我之前一样，尝试过很多“时间管理”的方法和工具。

如果你去应用商店搜索“时间管理工具”，会发现眼花缭乱上千种工具。

经常发生的情况是：当你使用了几个app，刚开始感觉确实事情变得有条理了。但时间一长，整个状态又被打乱了，回到最初的状态。

就好像我以前整理房间，买了一大堆收纳容器，类似我们使用“时间管理工具”来管理时间，把杂乱无章的东西清楚地分门别类，总共分为了42种类别。

看似挺整齐的？过了几天又乱了。

所以我发现，即使刚开始整理的很好，我也很难让这么多东西保持有序化。

这时候我意识到：因为我不会“收拾”时间。

到底什么是“收拾”时间呢？这要从时间管理的“4阶段”说起。

我看过很多篇“时间管理”文章，但是大部分都没什么用。

为什么大部分都没什么用？

因为讲“大道理”的偏多，能实际操作的内容偏少。

在这微信公众号超过1000多万个的时代，大家时间有限，我们可以选择优先看经典内容。

比如管理学大师Stephen Covey在《高效能人士的七个习惯》里提到的“4阶段时间管理理论”：

• 办事清单

• 日程表

• “短中长”计划

• 重要紧急矩阵

你使用的时间管理方法，很可能也在这“4阶段时间管理理论”其中。

然而，即使是时间管理理论发展到第4阶段了，它们都有局限性。

为什么都有局限性呢？

我们通过四个维度来衡量它们的优缺点：

• 紧急程度

• 重要程度

• 优先顺序

• 动态平衡

看上去有点儿复杂？举一些通俗的例子你就明白了。

1. 办事清单

第1阶段时间管理工具“办事清单”比较好理解，就是记录下来需要处理的事务，以免忘记。每完成一项任务就打钩或划去，俗称“好记性不如烂笔头”。

但是这种方法有什么缺点呢？缺点很多。

首先，因为“办事清单”中的任务都是并列关系，所以没有分清“紧急程度”。

比如你妈给你布置了一项紧急任务：“你先把家里的垃圾倒了，因为已经放了很长时间了，不卫生。然后再去买豆腐、西红柿、黄瓜等等。” 

这时，你的“办事清单”中就没有体现出“先把垃圾倒了”这项紧急任务。

其次，“办事清单”中也没有体现出“重要程度”。

比如你妈说：“别的东西忘了买没关系，但是一定要买个蛋糕啊！因为明天你爸生日。”

这时候，“买蛋糕”这项比其他任务都重要的事情，也没有在“办事清单中”体现出来。

另外，“办事清单”也没有体现出“优先顺序”。

比如你妈说：“你先要拿上现金，再去超市买东西，这家超市只接受现金结账。”

“办事清单”中没有体现“必须先拿现金这个必要条件，才能去超市买东西”这个“优先顺序”。

关于最后一点“动态平衡”，小编先给你留个思考问题：什么是“动态平衡”，以及为什么要“动态平衡”？

我将在本文第4阶段“重要紧急矩阵”，揭晓答案。

2. 日程表

第2阶段时间管理工具“日程表”，也是我们经常用到的工具，尤其是在手机上的自带应用。

那么“日程表”有哪些优缺点呢？

因为“日程表”强调的是时间顺序，而且反映出时间管理已经注意到规划未来的重要，所以“日程表”可以体现出“紧急程度”。

比如你妈让你10点之前去倒垃圾，10点半到12点去超市买东西，12点半之前回家。

然而，“日程表”并没有强调时间管理的“重要程度”和“优先顺序”。

就像我之前举得例子，“日程表”没有体现哪些事情是“重要程度高”，哪些事情是“必要条件”。

关于“动态平衡”，我们还是在第4阶段“重要紧急矩阵”再讲。

接下来分析一下第3阶段“短中长”计划。

3. “短中长”计划

第3阶段时间管理工具“短中长”计划，典型的代表就是甘特图（Gantt chart）。

很多人在工作中都使用过甘特图，但是你有没有仔细考虑过它有什么优缺点呢？

“短中长”计划类似“日程表”，也是通过强调时间优先顺序的概念，所以它可以体现出任务的“紧急程度”。

同时，稍微复杂一点的“短中长”计划，也可以反映出任务的“优先顺序”。

比如在你家装修房子时使用甘特图控制进度，你需要先铺地板，再放家具。

但是“短中长”计划能不能反映出任务的“重要程度”呢？

你可能会说：“短中长”计划加一个重点任务“星标”不就可以了。

但是简单的改进，并不能完全体现出这种工具设计的核心思想。

什么意思呢？

比如你也做一款新手机，不是配一个iPhone一样的包装盒，就能体现出苹果设计的核心思想了。

因为“短中长”计划是过于强调时间的概念，所以它的绝对优先级是对任务时间的把控，经常忽略事情的“重要程度”。

因为“短中长”计划缺乏对人性的考虑，有时会造成相反的效果：控制时间过于死板，计划赶不上变化，很多人会放弃这种过于死板拘束的时间管理法。

那么第4阶段“重要紧急矩阵”是如何改进的呢？

4. 重要紧急矩阵

只要你学过“时间管理”，肯定见过这个著名的“重要紧急矩阵”。

“重要紧急矩阵”与之前3阶段的时间管理工具不同之处在于：“重要紧急矩阵”根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于能量管理。

所有人都会注意第一象限“紧急重要”的事情，所以Stephen Covey提醒我们应该把更多精力投入到第二象限“重要不紧急”的事情，不应该错把第三象限“紧急不重要”的事情当成第一象限“紧急重要”的事情，或者总是借助第四象限“不紧急不重要”的事情来逃避现实，寻求放松。

就像Peter Drucker所说：

“高效能人士思考的不是问题，而是机会。”

投入更多精力在第二象限“重要不紧急”的事情，可以让我们变成预防型的思维模式，总是能够做到防患于未然。

如果通过“四维度”来评估“重要紧急矩阵”，应该是什么样子的呢？

应该很容易理解，“重要紧急矩阵”强调的是“紧急程度”和“重要程度”，并没有表现出事务的“优先顺序”（项目必要条件和因果性）。

接下来我们揭晓思考题“动态平衡”的答案。

先说结论：以上4阶段时间管理理论，都没有做到“动态平衡”。

为什么说它们都没有做到“动态平衡”呢？

比如我们有8项任务需要完成，我们用第4阶段时间管理工具“重要紧急矩阵”来解释。

理想状态下，我们使用“重要紧急矩阵”，将它们归类到四个象限中，之后再根据个人精力，逐一完成任务。

如果我们的生活是相对静态的，比如一直只有8项左右任务，那“重要紧急矩阵”一定是非常好的解决工具。

然而，实际生活并不是这样的，我们总会有新任务不断涌入进来。

这就会造成任务不断堆积，尤其是“紧急不重要”的任务。

随着任务越来越多，直到有一天任务数量超过了我们的承受能力，也就是不能保持“动态平衡”了，压力越来越大，我们终于选择放弃时间管理了。

我们学习的时间管理往往停留在这四个阶段，所以才会造成我文章开头所说的情景：刚开始学习时间管理感觉事情是变得有序了，但是难以持续。

为什么会难以持续呢？

因为我们没有学会时间管理的第5阶段：“收拾”时间。

“收拾”时间也很容易理解，就是在“重要紧急矩阵”基础上，加入了山下英子“断舍离”的管理思想。

你可能听说过“断舍离”这个名词，但是很多人只是简单的认为“断舍离就是使劲扔东西”，这样理解就太片面了。

“断舍离”不只是管理你的物品，更是管理你的时间和心态。

既然“收拾”时间（时间管理的第5阶段）就是增加了“断舍离”的管理思想，那么我们接下来就说说被很多人片面理解的“断舍离”。

为什么很多人会把“断舍离”简单理解为“使劲扔东西”？

这不怪大家，因为网上很多文章对“断舍离”的介绍，就仅仅停留在关于扔东西的鸡汤小故事上。

比如鸡汤小故事经常讲某个高富帅是别人眼中的人生赢家，拥有豪宅法拉利，外加几十亿存款。但是突然有一天顿悟了，学会了“断舍离”，变卖这些“身外之物”，开始了清心寡欲的生活。

既然“断舍离”不应该是关于“扔东西”的鸡汤小故事，那么到底什么是“断舍离”？

• 断：断绝接受不需要的东西。

• 舍：舍弃掉没用的东西。

• 离：离开对事物的执念，了解自己。

道理听上去很简单，但是我们在生活中却难以做到。

这是为什么呢？

我认为真正理解“断舍离”的思想，需要学会三个要点：

• “收拾”和“整理”的区别

• 何谓“可惜”

• 何谓“有用”

1. “收拾”和“整理”的区别

很多人都把“收拾”和“整理”混为一谈，然而它们是两个完全不同的概念。

为什么是两个完全不同的概念？

“收拾”是筛选出对自己有用的物品，“整理”是在现有数量上进行调整（移动、分类等）。

为什说时间管理的精髓是“收拾”时间，而不是“整理”时间呢？我们为什么要“收拾”时间呢？

时间管理发展的五个阶段，背后的核心思想是从“管理任务”转变“管理时间”，再转变为“管理能量”。

因为我们每个人的时间和能量都是有限的，所以我们要学会“收拾”自己的时间和能量。即使是再好的“整理”方法，也难以应对不断增加的任务。

所以我们要学会“断舍离”的第一个要点：去“收拾”，而不仅仅去“整理”。

2. 何谓“可惜”

接下来我们聊聊“断舍离”的第二个要点：何谓“可惜”。

很多人都认为扔掉一些东西会感到很“可惜”，所以会造成东西越积越多。而我理解的“可惜”完全不同。

那么“可惜”应该是什么呢？

“可惜”不应该是你扔掉东西会感到“可惜”，而是没有付出足够多的时间和精力来维护你认为重要的事情，这才是“可惜”。

如果东西越积越多，必定会越来越耗费你的时间和精力。之前说了，每个人的时间和精力都是有限的，所以你更应该投入足够的时间和精力在重要的事情上去。

3. 何谓“有用”

很多人难以“断舍离”的原因就是：这个东西还“有用”。

但是何谓“有用”？

“有用”并不应该是指这个东西有用，而是到底对你自己是否有用。“有用”这个词的主体不应该是物，而应该是人。

拥有太多并不意味着东西没有用，只是你的优先级错了。

你说豪车有没有用？大别墅有没有用？

这些对很多人来说可能都是有用的，但对一些人来说，可能就是累赘，因为需要花费更多的时间和精力去维护它们，而有些人认为时间和精力远比奢侈品更为珍贵，比如扎克伯格。

有时我们是因为某件事情“性价比高”才会觉得“有用”，但是它并不一定对你“有用”。

最后需要明确的一点是：“断舍离”思想并不是自私行为，而是在你事情太多，感觉忙得焦头烂额难以应付时，教你如何思考才能排解忧愁、解决问题。

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