读书 |《 Google工作整理术》全书干货摘要

1. 为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊

• 无处不在的大量信息每天都在纷扰和影响着我们的注意力，因为造成大脑紧张。

• 注意力是一种生存机制。

• 关键在于即便那么多信息持续不断地涤荡着我们只有那些真正需要我们予以关注的信息才是重要或者有意义的。

2.让信息尽可能快地离开大脑

我们的短期记忆一次能够记住的事情最多只有5~9件。如果你想在短期记忆力存放10件事情，有些就会被挤走——你不是忘了这个就是忘了那个。有必要从大脑当中移除那些无用的信息，从而让你集中精力于重要的事情。【玛雅注】每天在To do list里面强制自己做一些重要但不紧急的事情。

3.多重任务通常会让你降低效率

• 会议上开着笔记本电脑，实际上会降低工作效率，这一点明确之后，Google公司召开的一些会议明确规定“禁带电脑”（当然会导致有人直接起身去处理紧急的事情）。

• 多重任务也可能让你付出高昂的代价。

4.利用故事去记忆

• 故事具备事实本身多缺乏的方方面面，颜色、行为、特征、景象、气味、声音、情绪、以及可以与我们发生关联的所有内容。针对故事描述的内容我们可以描绘出自己在做、未做或已做的情形。故事把那些事实串起来，置入有意义的，因而也是可记忆的上下文语境。

• （下棋）当棋子随意摆放的时候，高手失去了上下文语境，也就没有了可以叙述的故事。他们只能跟常人一样，在记忆方面也是错误百出。既然是去了故事的帮助，高手和新手采用一样的策略，高手的表现并不比新手更好。

5.仅仅因为一直都是按照特定方式做某事，并不意味着就该永远这样做

• 为什么大脑不善于决策？原因很多。一个原因是有名的“选项混淆”。这个原因可以换个名字：“哇，这家餐馆的菜单太长了，让人看不福偶来，因此我就随便吧。”面对太多选择的时候，不管是什么我们经常倾向于选择最熟悉的东西，这就是为什么人们喜欢默守陈规。

• 在你周围有决策风格、知识背景、技能技巧、生活经验迥然不容的人，这是十分重要的。多样性会让你和你的同事在实现目标的过程中更有可能出类拔萃。

• 你可以看到，我们的大脑是十分伟大的，但是大脑存在的局限也是非常巨大的，为什么说开发出系统组织方法以弥补大脑的局限性会如此重要，原因就在这里。

6.知识不是力量，共享知识才是力量

如何运用你所获取的知识，这永远都是有价值的。我所说的是“获取知识“这一过程本身。

切勿掉进“知识就是力量”的陷阱。跟别人分享自己的只是，邀请他们也给予分享，如此一来，人人都会把工作做得更好。跟别人一道，最好是不同于自己的哪些人，共同寻找解决自己那片天地某些重大问题的便捷方法。

7.进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约

• 找到制约，并辨别它的真假

有什么办法，能让你对自身以及真假制约有一个全面的认识呢？你可以回顾检视一下近期刚刚完成的其他项目。哪些是你的成功之处？什么地方可以做的更好？现在去会有什么不同？

什么会让你惊恐不已，什么会让你压力重重，什么会让你灰心丧气，什么会让你愤怒恼火，也要对此加以特别注意。收到重重制约的挤压之时，你就会经历上述情绪，你感受到的这些情绪越强你所面临的制约就越大。

坦诚地检视一下你所处的环境，这也是很重要的。这个世界定期在你前进的道路上设置的实际路障（相对的是假性路障）是什么？譬如，你是不是从来都没有足够的时间去完成老板希望你干的所有事情？如果是这样，为什么时间总是不够呢？是因为你没能安排好自己的时间吗？或者是因为你为了讨好老板，应承的事情超出了个人的能力范围？要记住，如果你不知道问题是什么，你就不可能解决问题。

• 分辨他们是否在掌控之中

你应该想要判定那些实际制约在你的控制之中，而哪些又不受你的控制。因为你不想在自己无力改变的事情上浪费时间和精力。

有些制约无法克服，你所能做的全部工作实在组织安排是绕开它们，希望吧由此造成的影响减到最小。

还有一些其他的制约，超出大多数人的控制范围。但寻求他人帮助和技术手段支持，或许可以应对这些制约。

8.对自己要坦诚，但是千万不要自我评判

但是绕开制约存在难度。无论面对什么制约，你都得坦诚地面对自己的举止、行动、愿望和情绪。

9.要懂得什么时候忽略制约

• 绕开制约并非没有风险，你可能会对制约想得过多，看得过重。如果你选择放弃、新思想、新经验、新结果就没有了产生的空间。

  
  

• 很多时候，对待害怕的最好办法就是置之不理，而不是忧心忡忡。

  
  

• 压力感本身就是一个巨大的制约。处在巨大的压力之下，你经常无法理性思考，很可能会让原本已经很糟糕的形式雪上加霜。

10.在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去

• 对目标（以及实现目标的行动计划）有一个清晰的认识，可以为你做的没意见时提供背景和目的，可以帮你更加有效地安排自己的行为。

  
  

• 知道自己的目标，就更容易知道哪些事情重要，哪些事情不重要，哪些信息需要记在脑子里，哪些信息不需要记住，这会让高效的工作、井然有序的目标更容易实现。

  
  

• 对自己的目标有一个明确而详尽的认知至关重要。目标越明确、越详尽，实现起来就越容易，结果的衡量也越容易。

  
  

11.在实现目标的方式上要灵活变通

• 对于目标产生的结果，要学会灵活变通，这样就可以保持开放状态，如果第一种办法不成功，随时可以找到实现目标的新途径。

  
  

• 为了确定明确相近的目标，要问自己几个此类问题：我真正需要首先实现的目标是是什么？我为什么要实现这个目标？如果我不这么做，会出现什么情况？我必须采取的行动是什么？

  
  

• 针对你的决定可能产生的结果，列出所有的利弊得失，尽量按照重要程度把它们的优先次序排列好。

12.不要给信息归档，用的时候去搜素就行了

• 在我看来，21世纪的有序组织甚至赋予我们脱离组织的自由—这可是你闻所未闻的说法。

  
  

• 搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而老沈费力。我们要做的所有工作就是搜索。

  
  

• 具备实施目标明确的快速搜索能力，有助于尽快找到在自己需要的信息。

13.大脑中只保存真正需要记忆的内容

过滤信息的时候，我会根据针对信息设定的目标，把自己认为重要的信息分离出来。除此之外的所有信息，一概置之不理。

14.大块内容要化整为零

养成把全部信息一分为二的习惯：可以置之不理的信息和今后可能用到的信息。然后再把第二类信息分为两种：可以借助外在设备（纸质或者电子）存放的信息和需要记住的信息。为了帮助先自己记住某个信息，要么围绕信息编一个故事，要么为这一信息设定一个目标，以此形成有关这一信息的背景。

15.每周拿出些时间回顾关键信息

要么用笔记下来，要么重读有关内容，重复的方式都可能加强记忆效果。每周都抽出一定的时间回顾吻戏本周搜集的信息——会议记录、点击右键、收藏网页，如此等等，需要关注某个主题的时候，再次惠顾吻戏相关信息，有助于记住这些信息。

16.没有一个完美无缺的组织方式

• 何时适合使用纸质材料？为亟待处理的事情，为一筹莫展的事情寻找灵感，给有待解决的问题找方案，为金融税务及法律事务存文件。

  
  

• 何时适合使用电子存档？内容繁多的时候。自己不知道何时何地用到的时候，别人可能需要使用的时候。

（“无纸化办公”始于1975年，我们已经反复讨论30多年了。）

17.在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到

• 活用电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库。向自己和别人发送提醒邮件。

  
  

• 可以尝试，红色=工作日程，蓝色=娱乐日程。

18.尽量使用已经上手的工具

19.及时加注解，有助于以后了解背景信息

比如：我会跟谁见面，会议的目的是什么，会议地点在哪里，开车应该咱么走（如果不是网络会议），如此等等。

20.把类似的任务放在一起

• 在任何可能的时候，尽量把一天的工作安排结构化，以便具有类似北京的任务和会议——不管它们涉及同一个主题，或者跟同一个主题相关。还是童谣会用到大脑的某个部分——能够连续进行。

  
  

• 你每天能做的最重要的事情大概就是留点时间给自己，哪怕只有10-15分钟的时间。要在你的工作日程安排中空出这块时间（公司里的其他人能看到你的日程表的时候，尤其应该如此），这样就没有人抱怨什么了。、

  
  

• 当你定期给自己留出并且保证落实“只想不做”的时间的时候，对于最终出现的背景切换——从此时此地的场景转换到未来的场景，你会有更好的准备。

21.把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡

• 我们如何做到“工作生活两不误”呢？简而言之，我们做不到，因为在当今时代的白领圈里，“工作生活两不误”就是一个海市蜃楼的梦想。

  
  

• 把工作和生活荣威议题，需要以不同的方式来思考和认识二者。首先，要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事情。要接受这样的事实：有时候我们拼命工作，有时候我们尽情玩乐。

  
  

• 把工作和生活融为一体，还有一个重要策略：聪明地工作。

  
  

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