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看北大国际医院后勤管理如何做?

楼主:同济后勤 时间:2018-04-15 16:14:09




医院设施集成管理平台—后勤管理成功基础

各位老师、各位领导,大家下午好。非常高兴有这么一个平台来分享一下国际医院在开业一年多以来精细化管理的一些探索。

作为咱们这次会议的主题是后勤的精细化管理,我是给后勤部提供技术支持服务的,为后勤建立信息管理平台的这样一个角色。

医院的后勤工作非常多、非常庞杂,方方面面都离不开后勤的支持,后勤工作包括空间,设施,物流等方面。在我们的医院里面,尤其大型医院,我们既有建筑又有空间,有医疗设备、信息设备还有一些我们的基础设施。比如说,我们的机电设备、管线管网等等。所有的这些都属于我们后勤管理和维护的范畴。如何能够把这么多东西管好,让它高效运转起来,这是我们能不能做好后勤管理的一个基础。今天要跟大家分享的是国际医院在开业一年多以来,对这方面的一些思考和实践

首先,介绍一下国际医院,它是北京大学部第九家附属医院,2002 年由韩启德院长开始筹建,在第四年二月份正式开业,它的定位是一家大型的三甲医院,按照国际标准建立起来的教学性,非营利性的医院。总的建筑面积44 万平方米.总投资达到45亿元。各类设备设施有10 多万件。国际医院的一个特点是非常大,很多人经常在里面迷路,包括我们开始的时候,经常找不到地方的。那么国际医院定位是大型综合医院,一共是59 个医疗科室,规划的床位是1800多张。如何把它运营好,把它管理好,对我们院长、管理团队是一个很大的挑战。国际医院作为一个新开业的医院,实际上在运营和管理方面,跟在座的医院比起来,可能还有很多不足的地方。但是国际医院希望在刚开始的时候,就能够按照高的起点、高的要求。

从国际医院的投资来看,15 亿元是医疗设备、设备设施和机电设备。30 亿元是房屋建筑,其它项目运作。从项目资产来看,15 亿设备设施的资产规模,对我们来说,如何来管理好,我们认为是意义重大的。从我们2016 年的预算来看, 其中有6000万是能源消耗的预算,有3500 万是设备设施运营的费用,那么在这个里面的维护费用,很多设备还没出维保期,就是指到我们正常运营的费用。在这种情况下,我们的投入还要达到一个亿,如果说,按照国际设施管理通常的标准来看,每年国际医院正常的费用在10 个亿左右(包括折旧、运维),那么这样大的压力,如何用精细化的方法投入,这是我们整个国际医院的领导团队所重视的。

实际上,在2016 年给我们出了一个课题,如何用精细化的方法来管理我们的后勤。医院属于设备比较多,项目比较多,数量也非常多,而且管理起来也是非常麻烦的行业。比如说我们的医疗设备不是专人供用的,而是大家共用的。这样的一些设备设施,我们该怎么管,其实有很多难点。首先哪个设备在哪,谁在用,谁在管,用了怎么样,在做什么,这其实也是我们管理要解决的问题。这么多的设备和信息,如何来管好,靠传统的人工写单写表是做不到的,那么我们就希望有一个好的方式方法来把它管理起来。对于我们的医院来说,我们各种各样的设施设备,有很多部门在那管着。比如说,国际医院有物资部、后勤部、机电工程、财务、信息中心以及院办,这么多部门来统管这么多设备,需要部门间的协调,如何把设备有序地管理起来。我们所牵涉到的信息有很多,比如说财务信息、预算信息、固定资产的产值净值和医院空间的租售的第三方等,另外还有空间,房间分到哪些科室使用,做什么用的,使用效率怎么样,机电设备设施运行情况怎么样,包括它的资料、图纸、运维。这么多海量信息集成在一起,如何把这些信息能够准确地、比较实时地收集起来,也是给我们提出了一个难题。我们在思考如何将这些部门的协调以及我们信息的收集,收集起来后进行相关的分析和总结,为运行决策和管理决策相关的规则的制定,提供一个基础。

整理分析之后,我们根据我们得到的数据进行优化,以便我们提炼,得到一个更好的效果。需要大量的信息数据支持。所以,在院长的提议下,我们开展了项目:用信息化的方法收集起来、整合起来,把各个部门的协调工作起来,把管理流程串接起来。在建设这个项目的时候,我们也在考虑,相对于传统的设施管理,我们的着眼点来看,通常来说,在管的时候,往往是重点在于,哪些设备出了问题如何把它修理好。那么我们在这个项目建设过程中,我们就要考虑到全部的资产设施都要管理起来,有问题的和没问题的,东西到底有多少,都要理清楚。另外一个,不仅仅是我们介入和设备部门参与,包括我们的市场、财务、经济、法律各个部门都要参与其中。从我们的设备设施管理来说,我们也不仅仅在管理运行阶段这个事情,还要管理它的全寿命周期。从设备的论证、立项、申请、采购、安装、调试、使用、运维以及最后设施的报废,全寿命周期的管理。此外,我们原来设备的管理部门,比如某一类设备由某一个单一的部门来管理。我们则通过集成平台的实施,我们可能会有多个部门在一个设备的生命周期里,多个部门协同来做设施的管理。

什么叫做设施管理呢,它的定义是:以保持业务空间高品质的生活和提高投资效益为目的,以最新的技术对人类环境进行规划、准备,和维护管理的工作。这是国际设施管理协会对设施管理概念的定义。这个设施实际上不仅仅包括我们通常说的设备,还包括建筑的空间。那么我们的想法就是通过集成的管理平台,把空间、设备、人、运维集成在一起,形成集成性的管理平台。那么围绕着设施管理的理念,我们希望通过这个平台对使用者提供方便,他可以知道自己到底有哪些设备在用,这个要怎么用。对出现的问题,他可以很方便地提出维修的请求。从运营者来看,能够随时掌控我们设备的运行状况,也知道设备它每年运行、维修和投入的计划。同时,我们这个平台不仅仅是给我们自己医院管理使用的,这个平台和设施,有些我们是外包出去的,但是我们这个平台同时是作为外包方可以使用的平台。有了我们日常的运营,数据的收集,我们可以提供比较完善的数据,为我们资产的投入者提供决策的依据。

这个系统主要有四个方面:空间的规划、空间的管理、设备设施的资产管理和支持服务的运维管理。在三个运行管理的基础上,我们提供综合分析、查询以及综合规划的功能。从这个平台上,有空间,有设施,而如何把这些设施和空间做好,一定和我们的人是相关系的,也和我们的财务是相关系的。所以,ERP 和人力资源管理、楼宇智控管理、物联网应用,还有能量管控这样的系统,通过我们信息集成的技术就形成了我们整体的设备设施运行管理平台。在这样的一个平台能够支持我们所有的和后勤相关、财务相关的一个集成管理。

我们在医院的建设过程中,一般的情况下,我们都已经介绍完成了我们的控制系统,也就是我们常说的楼宇智控、自动化的控制系统、设备控制、运行监控、消防安防等系统,这是我们与建筑设施,包括我们的资产管理、运维管理,我们通过集成的方式,集成在设施管理平台上。同时,我们还会把CAD 图形相关资料录用到我们电脑里面来,并且根据未来的变化,我们实时更新。同时,我们还会把财务系统、人力资源系统组织结构和人员信息集成到我们系统里来。

还有我们的流程审批平台,我们所有的请求和需求是通过流程审批,进行自动化的审批。

那么这样的一个系统建设,它遵循以下原则:

集成化的原则。我们把预算、规划、成本核算、安全保障和运营等流程集成在一起。

流程化的原则。我们设备设施的管理是要把空间、设施等按照人、财、物、时间、空间、流程这种方式,通过平台进行集成起来。比如说,我们设备在申请的情况下,我们使用部门提出需求,由物资部门论证,由财务部门审批预算。审批之后,由物资部门采购,物流部门配送到相关部门或者是安装,然后未来由我们运维部门运维等等,这样的话,通过平台,我们把整个流程串接起来。

可视化的原则。我们希望这个系统使用起来很方便的,利用图形的方式,我们打开这个系统,可以看到我们大楼的平面,每个房间里面,它如果有设备的话,点开之后就能看到那些设备的清单。

综合化的原则。把我们各种各样的信息数据收集起来,进行综合分析,来分析我们设备设施是不是发挥它该有的效率,如何能够减轻我们的运营成本,如何能提升这些设备的使用效率,那么要进行综合的分析和不断的优化提升。

持续化的原则。在运行的过程中,通过分析的基础上,不断地提出优化的方案。


从我们的设备设施管理平台,最重要的两点是:

要关注它的整个的设备设施的全寿命周期。从它的投资分析,到设备的申请立项、到正常运行、维护调拨,良好的运行状态,它的物理位置的实时跟踪,还有我们最后运行数据的收集和综合分析。

为了保证运行精细化管理,我们的每个业务行为,都希望和财务挂钩。财务的核算在咱们每个业务行为反映在财务系统中,都有财务核算。

平台系统具体的功能点:

空间管理。对于我们医院的空间需要有比较清晰的分类,比如各种各样的公共面积,什么是我们的医疗面积、行政面积,每个房间的用途是什么。我们在建设的时候,就进行了相关的归纳分类和总结。同时,我们也组成了一个专门的工作组,对整个房间编号进行了梳理。每个楼宇相关的属性,我们都录到系统里面,把相关的图纸录用进去。每个房间,我们都要做相应的标志。可以对我们每栋楼有多少个房间,多少面积等等,都会有一个比较全面和准确的记录。对于我们一个部门想申请房间,需要什么样的房间,系统就开始选择它希望的房间。那么由我们相关部门进行审核,完成确认,在系统里面就生成房间,给这个部门来使用了。在图形化的界面里面,我们可以查询某一个部门到底占用了我们多少房间,使用了多少面积,可以编辑其使用信息。

设备设施管理。它与基础空间信息是相关联的。在我们图形化的管理界面上,我们可以在每个房间里面添加设备,或者在某个区域里添加设备设施。对于设备设施管理,我们要做到什么呢?医院设备设施的资产类别全覆盖,包括我们的空调、给排水、消防、管网、医疗设备(病床、呼吸机和CT 等等)、办公设备、办公家具等等。我们所有的设备都要管理起来,另外,设备设施管理与财务是相关联的,尤其固定资产这块。我们两个系统是同步的,一旦形成一个资产,这个资产的相关信息有所变化,那么在各个管理通过这个平台自动地变更设备设施的信息,包括设备的照片、使用状态、编码、生产日期等等。这样管理者一看就一目了然,一看就知道是什么东西。所有的过程我们都可以通过这个平台在图形化的界面上实现,房间、照片都可以很清晰的显示出来。另外,我们在设备运行维护,后勤管理的时候,每年在自己手里管理的设备,可能都不知道什么时候该出保了,各个后勤部门,设备部门,每年都要分期签订这个设备维保合同,定这个设备的维保周期,服务的级别是什么,在我们这个系统里面,我们就可以把维保合同统一的录入进来,相关的条款,相关的维保周期和我们的设备关联起来,那就是在一个合同下,到底有哪些设备属于这个合同。就是录入这个信息目的,确定维保合同后,它能自动的根据这个维保合同确定维修过程。

通过这个系统,我们首先是建立了非常全的资产设备,不仅仅是固定资产,就是所有的设备设施都在里面建立了这个台账,同时我们每年都要定期的进行盘点,那么我们首先可以申请这个盘点的计划,我们什么时候要对哪些设备进行盘点,形成盘点清单,按照这个盘点的清单,一个个设备走,然后我们可以利用手机扫码的方式,或者我们在现场进行盘点数据的整理,在现场盘点完,整个盘点工作就完成了,也就形成了盘点的结果。另外,有了这个设备,我们空间信息是准确的,空间的账是清晰的,设备的账是清晰的,是准确的,那么下一步就是我们如何能保证空间、设备设施运行状态是良好的。

那么实际上我们的设施运营与维护管理,它们其实是定义为三个方面:

第一个巡检,每天或者定期无论有没有问题都要去进行检查的工作。

第二个定期性维护,它在出现了故障的时候,我们如何能够快速的响应,如何快速的让它恢复正常。

第三个预防性维护,我们一些设备是需要预防性维护,比如说空调3个月换一次滤芯,那么我们就会制定预防性的维护计划。对于我们医疗设备,可能还需要按照周期进行校准、检验、测试的工作,那么我们都可以利用这个运维系统进行计划排程。首先,我们巡检在系统里定义出工作巡检的次数,哪些设备在哪些位置,定下巡检内容,并且把相应的巡检工作分配给巡检人员,巡检人员可以在系统里出具巡检完毕之后的巡检报告。巡检的过程可以拿着手机进行移动巡检。现场巡检可以利用无线的方式执行,在巡检过程中如果发现设备运转情况不正常,他可以在系统里直接录入相关的情况,系统会自动生成工单,然后由其他人进行相关的维护。

总之在设备设施的运行与维护管理,我们的理念就是要管理的闭环,闭环的管理,无论是从用户,还是平常的报障,还是我们巡检发现的这个问题,还是我们预防性的计划的工单,都按照正常流转给相应的人,相应的人处理后。它会在系统里面记录他什么时候完成的,完成的结果怎么样,都会形成一个闭环。通过这样的一个系统,也可以知道我们的维修工单的执行效果。我们系统可以直接给我们提供很多报表,设施运维的维护记录,故障分析,设备经常出现什么故障它都会有提示,然后我们的综合分析,哪一类的问题多,然后工时和成本都由系统提供一些现成的报表。我们这里都是用移动办公,现场巡检来进行资产盘点。

我们的设施管理的系统,作为这个综合运营来说,可能还不仅仅从这个系统里来出相关的数据分析,对我们来说,我们可能要考虑到我们空间,占用情况的分析,查看对我们空间使用效率的分析,比如说CT 这些医疗设备, 它给我们创造了多少价值,它产出多少收入收入多少,对这个进行分析,那么包括它的开机率、使用效率,是不是满负荷。另外,我们的设施的财务账也要有它的清单来对比我们总的价值,它的这个投入和他的产出和其他的效果,最后一个对我们设施运行进行评价。

以上是我们已经在做的东西,现在来说一下未来我们要做哪些,我们希望通过这个系统查询自己用到哪些东西,自己使用的情况,它自己可以保修、可以申请、可以跟踪问题处理的过程,那么从这个执行者,后勤,物资管理部门可以看到整个终端的流传,我们的管理设施运营情况和状态,可以做很方便的工作,管理者可以通过运行的各种数据,进行分析,来决策未来我们买什么设备不买什么设备,怎么优化管理规章制度,下一步我们也可能把我们医院的管路、管网、管线等节点信息录入进来,管理起来,在出现问题的时候怎么可以快速的定位问题在哪,那么还希望跟我们这个能源的管控平台集成起来,通过我们这个系统能够综合的分析我们这个能源利用情况,进行优化。

李黎  北京大学国际医院信息中心主任

 

从事信息化管理工作20年,对信息化规划、信息项目实施及信息运营及管理有丰富经验。

自2011年,组建并带领团队进行北京大学国际医院的信息项目,从规划开始到开发、实施上线,历经4年,完成了国际医院5大领域214个子系统的建设,达到HIMMS7的水平,有力支持了国际医院的开业和运行。目前正在进行信息化支撑下的医院精细化管理和互联网技术与医院系统结合方面的尝试和实践。

本文来源《睿医界》承办:首届医院后勤精细化管理高峰论坛,《睿医界》根据大会发言后期整理。



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